正如同工作流程示意图所清楚显示的那样，下一步行动的决策是最为最础、最重要的一个环节。对于每一个悬而未决的问题，下一步的举措应该都是那些可以一目了然的具体行动。

当然，你不必再去追踪任何用不了2分钟时间即可以搞定的工作，也没有必要记录已经告一段落的事情。需要紧追不放的是那些将在某一个特定时间或日期里将要发生的事情（把它们记入你的日程表中）；那些处理得越快越好的事情（把它们添加到你的 “下一步行动”的清单中）；以及所有你等待其他人去办理的事情（把这些填入“等候”目录中去）。

下一步行动是什么？

对于你所进行的任何收集工作来说，这都是一个关键性的问题，如果你的回答恰如其分，你便掌握了实质性的组织管理内容。“下一步行动”是指那些必须付诸实施的具体活动，它们推动着形势朝着既定目标前行。

做事情时，并不需要花费很多气力，但是在决策行动时，却要求投入大量的精力。

下面是几个下一步行动方案的实例：

     * 给弗雷德打个电话，让他提供他所推荐的那家修理厂的电话号码。

     * 起草有关预算会议议程的想法。

     * 与安吉拉谈一谈我们打算建立的文件归档系统。

     * 从因特网上了解一下数据库管理软件的情况。

这些都是一些需要实实在在地发生的、真实而具体的活动。这些提示信息将使你的个人管理系统获益良多。 

处理这件事，把这件事指派给别人处理，或者延迟处理

一旦你的下一步行动方案出台，紧接着，你面临三种选择：

1、  处理这件事。如果你能够在不到2分钟的时间内就搞定它，那么，一旦这项工作被确定，你就应该立刻着手落实。

2、  把这件事指派给别人去处理。如果处理这件事情需要花费的时间不止2分钟，那么，你应该问一问自己，你是否就是解决这个问题的最佳人选呢？如果回答是否定的，那就干脆委托给一个合适的人员去办理。

3、  延迟处理。如果处理的时间超过了2分钟，而你又恰恰是最佳人选，这时，你不得不推迟行动，把它记录在日程表或者 “下一步行动”的清单上。

链    接：

第三步：组织管理

l         不需要采取行动的

·垃圾(已经没有价值)
·备忘信息（目前没有采取行动的必要，但是日后可能需要处理）
·参考资料（该信息具有潜在的利用价值，今后也许能够派上用场）

l         需要采取行动的

·工作任务（需要多个步骤行动才能达成我们所期待的结果）
——巧妙制定工作计划

·下一步行动种类（一次行动就可达成预期结果）
1、立即实施（魔力无限的2分钟原则）
2、委派他人（有比自己更适合做这件事的人选）
3、日程（将在某一具体的日期或时间里发生的事情）
4、下一步行动（没有明确时间，越早动手越好）