按照事务的紧迫性和重要性，所有事务分为四类：
u 
重要且紧急：需要尽快处理，最优先。
u 
重要不紧急：可暂缓，但要加以足够的重视，最应该偏重做的事。
u 
紧急不重要：不太重要，但需要尽快处理，可考虑是否安排他人。
u 
不重要且不紧急：不重要，且也不需要尽快处理，可考虑是否不做、委派他人、或推迟。
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紧迫 |
不紧迫 |
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重 要 |
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不 重 要 |
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Ⅱ
Ⅲ
Ⅳ 第二象限包折“重要但不紧迫”的事情。这是质量象限。在这个象限．我们进行长期规划，预测和预防问题．赋予能力，通过阅读和不断的专业培养来增长见识，提高技能，设想如何帮助正在奋斗的儿女．为重要的会议和发言做准备，或通过深入坦诚的聆听采进行感情投资。在这个象限多投入时间将提高我们的办事能力。忽视这个象限就会导致第一象限扩大，从而造成压力，筋疲力尽和更深层次的危机。另一方面，对这一象限进行投入将使第一象限缩小。计划、准备和预防可以避免很多事情变成当务之急。第二象限不会逼迫我们；我们必须去做；这是个人领导象限。
第三象限几乎就是第一象限的幻象，包括“紧迫却不重要的”事情。这是一个蒙蔽象限。紧迫的噪声造成了重要的假相。而实际情况是，这些事情即使重要，也是对别人重要。很多电话、会议和不速之客都属于这一类。我们在第三象限花费很多时间，满足他人优先考虑的事情和期望，却认为自己在干第一象限的事情。
第四象限是留给那些“既不紧迫也不重要的”事情。这是浪费象限。当然，我们根本不应该在这个象限白费时间。但是我们被第一和第三象限折腾得伤痕累累，因此为了生存经常“逃避”到第四象限。第四象限都是什么样的事情？不一定是娱乐，因为作为再创造的真正意义上的娱乐是第二象限值得去做的事情。而沉湎于看轻松的小说、一味地看“没有思想”的电视节目或在办公室的喷泉周围闲聊都属于第四象限浪费时间的事情。第四象限不是生存，而是堕落。它可能开始吃棉花糖一样给人一种满足感，但我们很快会发现空无一物。
对于第一和第三象限，要认真考虑。很容易就认为紧迫的事情就是重要的。区别这两个象限的快捷方法是，扪心自问紧迫的事情是否有助于实现重要的目标。如果不是，它可能属于第三象限。
如果你与大多数人一样，很可能你将大部分时间花在了第一和第三象限。那么代价如何？如果紧迫事情驱使你，那么哪些重要事情---甚至可能是“头等大事”---没有得到你的时间和关注？
再想一想下边的问题：
有一件事情，你知道如果干得特别出色而且坚持下去，就会对自己的生活产生积极的重大影响，那是什么？
有一件事情，你知道如果干得特别出色而且坚持下去，就会对你的职业生涯或工作产生积极的重大影响，那是什么？
分析一下你的答案属于哪个象限。我们猜你的答案可能属于第二象限。我们已经向成千上万的人问过这两个问题，结果发现绝大多数人的答案属于以下七大类：
1、 加强与人沟通
2、 做好准备
3、 加强计划和组织
4、 更好地照顾好自己
5、 抓住新的机遇
6、 个人发展
7、 增强能力
所有这些都属于第二象限，很重要。
那么人们为何不去做呢？你根据以上问题认定的事情，为何不做呢？
或许因为那些事情不急，不紧迫，不会逼迫你去做，可你必须去做。
急迫之事通常显而易见，推托不得；也可能较讨好，有趣，却不一定重要。
重要性与目标有关，凡有价值、有利于实现个人目标的就是要事。一般人往往对燃眉之急立即反应，对当务之急却不尽然，所有更需要自制力与主动精神，急所当急。
确定优先次序的重要原则，每条都与理智、勇气密切相关：
u 重将来而不重过去；
u 重视机会，不能只看到苦难；
u 选择自己的方向，而不盲从；
u 目标要高，要有新意，不能只求安全和方便。
要集中精力，全神贯注于一项工作，首先要有足够的勇气，要敢于决定真正该做和真正先做的工作。只有这样，你才能成为时间和任务的“主宰”，而不会成为他们的奴隶。
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